KONSEP DASAR INFORMASI
VIKTOR PAMUNGKAS
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI
UNGGULAN SWARNADWIPA ( STT-US )
KONSEP DASAR INFORMASI
SIKLUS INFORMASI DAN FUNGSI
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat
bercerita banyak sehingga perlu diolah terlebih dahulu. Untuk mengolah data
menjadi informasi diperlukan suatu pemprosesan, dapat pula menjadi input untuk
pemprosesan lainnya, sehingga membentuk suatu siklus. Berikut ini diberikan
ilustrasi lebih jelas lagi tentang siklus informasi tersebut.
Data
yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, kemudian informasi tersebut
membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu
tindakan lain yang akan membuat sejumlah data. Data tersebut akan diangap
sebagai input dan kembali diproses lewat suatu model dan seterusnya membentuk
siklus
Siklus informasi adalah gambaran
secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang
bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya.
Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi.
Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat
bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input,
diproses melalui suatu model membentuk informasi. Pemakai kemudian menerima
informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru. Data baru tersebut
selanjutnya menjadi input pada proses berikutnya, begitu seterusnya
sehingga membentuk suatu siklus informasi.
BIAYA DAN JENIS INFORMASI
Dalam organisasi, biaya pengolahan
data untuk memenuhi operasi-operasi yang resmi dan
rutin , dan juga untuk menghasilkan informasi tingkat tinggi, berkisar antara 5
sampai 10 % dari keseluruhan biaya operasional organisasi. Biaya -
biaya ini sering digolongkan menjadi
biaya variable dan biaya nonvariabel. Adapun biaya operasi
sistem informasi dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Biaya perangkat keras
Biaya ini merupakan biaya tetap atau
biaya tertanam dan akan meningkat untuk tingkat mekanisme yang lebih tinggi.
2. Biaya untuk analisis , Perancangan
dan pelaksanaan system
Biaya ini merupakan biaya tertanam
dan biasanya akan meningkat sesuai dengan tingkat mekanisasi yang lebih tinggi.
Fungsi ini meliputi perumusan metodologi untuk prosedur-prosedur pengolahan
data secara keseluruhan.
3. Biaya untuk tempat dan faktor-faktor
kontrol lingkungan
Biaya ini setengah berubah-ubah (semivariabel).
Contohnya adalah biaya untuk luas ruangan, alat pendingin, dan keamanan.
Biasanya biaya ini meningkat sesuai dengan tingkat elektromekanis ke metode
komputer.
4. Biaya perubahan
Biaya ini merupakan biaya tertanam
dan meliputi setiap jenis perubahan dari satu metode ke metode lainnya,
misalnya metode elektromekanis ke metode komputer.
5. Biaya operasi
Biaya ini meliputi pada dasarnya merupakan biaya variable
dan meliputi biaya bermacam-macam pegawai, pemeliharaan fasilitas dan sistem,
perlengkapan, barang-barang yang berguna dan fasilitas bantuan.
NILAI DAN KUALITAS INFORMASI
Nilai dan kualitas informasi
Nilai dari informasi
ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu
informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih berharga
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu
diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem
informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan sehingga tidak mungkin atau
sulit untuk menghubungkan antara informasi tentang suatu masalah dengan
biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi digunakan tidak
hanya oleh satu pihak saja di dalam perusahaan.
Keuntungan dari sebagian besar informasi
tidak dapat dihitung dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektifitasnya. Nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost
effectiveness atau cost benefit. Nilai informasi ini didasarkan atas sepuluh
sifat, yaitu
(1) Mudah
diperoleh,
(2) Luas dan
lengkap,
(3) Ketelitian,
(4) Kecocokan,
(5) Ketepatan waktu,
(6) Kejelasan,
(7) Keluwesan,
(8) Dapat
dibuktikan,
(9) Tidak ada prasangka dan
(10) Dapat
diukur.
Informasi bernilai sempurna apabila pengambil
keputusan dapat mengambil keputusan secara optimal dalam setiap
hal, dan bukan keputusan yang rata-rata akan menjadi optimal dan untuk
menghindari kejadian-kejadian yang akan mendatangkan kerugian. Namun demikian
informasi yang sempurna mungkin memang tidak ada. Dalam hal-hal demikian,
perkiraan-perkiraan hasil sebelumnya mungkin dipengaruhi oleh informasi
tambahan, meskipun informasi tersebut tidak memberikan kepastian.
Informasi yang tidak sempurna sesungguhnya merupakan informasi dari uji petik
(sampling). Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak mengandung
perkiraan dan bukan suatu hal yang pasti.
Kriteria
kualitas informasi
Suatu informasi dapat dikatakan
memiliki manfaat dalam proses pengambilan keputusan apabila infromasi tersebut
mempunyai kualitas dan nilai. kriteria kualitas informasi adalah :
1. akurat, yang berarti infromasi harus tidak biasa atau menyesatkan dan bebas dari kesalahan
2. tepat waktu, yang berarti informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat. Misalnya nilai informasi saat ini adalah karena harus cepatnya informasi tersebut didapatkan, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan, yang berarti informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya.
Suatu informasi yang tidak berkualitas atau tidak bernilai dapat disebabkan oleh beberapa hal berikut ini :
1. Metode pengukuran dan pengumpulan data yang salah
2. Tidak mengikuti prosedur pengolahan data yang benar
3. Data hilang atau tidak terolah
4. Kesalahan mencatat atau mengkoreksi data
5. File historis / induk yang salah (atau keliru memilih file historis)
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (missal kesalahan program komputer)
7. Kesalahan yang disengaja
Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan :
1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan
2. Audit intern dan ekstern
3. Menambahkan batas-batas kepercayaan pada data
4. Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi.
1. akurat, yang berarti infromasi harus tidak biasa atau menyesatkan dan bebas dari kesalahan
2. tepat waktu, yang berarti informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat. Misalnya nilai informasi saat ini adalah karena harus cepatnya informasi tersebut didapatkan, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan, yang berarti informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya.
Suatu informasi yang tidak berkualitas atau tidak bernilai dapat disebabkan oleh beberapa hal berikut ini :
1. Metode pengukuran dan pengumpulan data yang salah
2. Tidak mengikuti prosedur pengolahan data yang benar
3. Data hilang atau tidak terolah
4. Kesalahan mencatat atau mengkoreksi data
5. File historis / induk yang salah (atau keliru memilih file historis)
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (missal kesalahan program komputer)
7. Kesalahan yang disengaja
Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan :
1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan
2. Audit intern dan ekstern
3. Menambahkan batas-batas kepercayaan pada data
4. Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi.
Nilai Informasi
Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya.
Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian didalam proses
pengambilan keputusan tetang suatu keadaan.
Informasi berdasarkan Dimensi Waktu
- Informasi Masa Lalu
- Informasi Masa Kini
Informasi Berdasarkan Sasaran
- Informasi Individual
- Informasi Komunitas
TRANSFORMASI INFORMASI
Transformasi informasi adalah
komponen proses dalam pengelolaan sistem informasi , yang berfungsi
memproses data menjadi informasi sehingga dapat diperoleh produk informasi yang
diperlukan. Pengelolaan suatu sistem informasi perlu memiliki kemampuan dalam
pelaksanaan mekanisme transformasi, karena kegiatan-kegiatan pada tahap ini
merupakan tindak lanjut setelah disusunya suatu perencanaan informasi yang
disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan sambil mengacu ke depan untuk
menghasilkan produk informasi yang
berdaya guna dan berhasil
guna. Sehubungan dengan upaya mencapai tujuan tersebut maka dalam
pemabahasan transformasi informasi memfokuskan padahal-hal yaitu anatara
lain:
Pengumpulan data dan informasi
Pengolahan dan analisis data dan informasi
Penyajian dan penyebarlausan data dan informasi
Penataan dokumentasi dan perpustakaan.
Transformasi
informasi pada hakikatnya merupakan suatu proses pengubahan wujud, sifat,
ciri-ciri data sehingga menjadi informasi, yang selanjutnya disajikan secara
statistika atau secara visual untuk disebarluaskan dan atau didokumentasikan.
Proses transformasi ini bertitiktolak dari data yang dikumpulkan dari sumber
dengan menggunakan alat atau instrument pengumpulan data, selanjutnya
data itu diolah, dianalisis dan ditafsirkan dengan teknik tertentu. Data yang
telah diproses itu membuahkan hasil yang disebut informasi,,. Informasi
tersebut disajikan, disebarluaskan dan didokumentasikan. Penyajian data dan
informasi dilakukan baik secara visual maupun dalam bentuk publikasi, dengan
metode komunikasi langsung atau tidak langsung. Sedangkan dokumentasi berfungsi
untuk menyimpan data dan informasi secara sistematis dan cermat dalam bentuk
bank data (database). Pendokumentasian dapat dilakukan
dengan cara lama (file) dan cara baru (komputerisasi). Contoh:
perpustakaan bertalian dengan upaya pengumpulan, pemeliharaan, penyimpanan,
pengaturan dan pendayagunaan informasi.
PEMAKAIAN INFORMASI
Pemakaian informasi merupakan suatu
komponen yang tak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi karena
disinilah sesungguhnya produk informasi didayagunakan sesuai dengan
kebutuhannya. Produk informasi dinyatakan bermanfaat bila informasi itu
memenuhi kebutuhan pemakainya. Sebaliknya jika produk informasi tidak dapat
memenuhi kebutuhan pemakainya , maka penyediaan informasi tersebut dapat
dikatakan sia-sia belaka. Dengan kata lain pengelolaan informasi tidak
menghasilkan perangkat informasi yang berdaya guna dan berhasil guna.
Pemakaian
informasi merupakan suatu proses pendayagunaan informasi oleh seseorang atau
sekelompok orang untuk memenuhi kebutuhanya sesuai dengan jabatan atau
pekerjaannya. Proses pendayagunaan itu dimulai sejak menerima informasi
kemudian diolah atau diproses dalam dirinya, dan pada akhirnya melakukan
tindakan atau terjadinya perubahan prilaku yang dapat mempengaruhi orang atau
kelompok lainya.Bidang-bidang pekerjaan yang membutuhkan produk informasi
ternyata sangat laus, meliputi semua sektor kehidupan seperti kesehatan,
pendidikan, ekonomi, sosial budaya, agama, kondisi psikologis dalam keluarga,
lingkungan, pariwisata, transfortasi, telekomunikasi dan sebagainya
Tidak ada komentar :
Posting Komentar